A base de dados do MAE/UFBA foi criada com base no projeto de documentação que estabelece um sistema de registro e numérico específico para cada tipo de coleção atendendo as especificidades de cada uma delas.
A base foi criada inicialmente no BASE do libreoffice por Estafany Fonseca, Luiza Motta, Aiala Teixeira e Luciana Messeder, enquanto membros da equipe técnica do museu e espelhada no site do MAE/UFBA pelo STI.
O preenchimento tem sido realizado por Deivid Jesus Souza, Ellen Souza da Silva, Francine de Souza Portela, Maria Luiza Coutinho Seixas, Nicolle Silveira Praciano, Ramon Conceição Teixeira, Tiffany de Souza Araújo, Yasmin Chaves de Santana e Danilo de Castro Camara.